Text: Mathias Björklund
Jag vill jobba på ett stort internationellt företag. Vad ska jag göra – vad ska jag tänka på?
Intervju med Sophia Boleckis, Head of resourcing and employer image, Fortum
Sophia Boleckis jobbar sedan några år tillbaka som Head of resourcing and employer image på Fortum. En av hennes huvuduppgifter är att skapa förutsättningar för rekrytering och resursallokering på Fortum.
Sophia har lång erfarenhet av rekryteringsprocesser, främst från Sverige och Kina men också från andra nordiska och asiatiska länder. Jag träffade Sophia på Fortums kontor i Kägeludden i Esbo och ställde henne några frågor om rekrytering och arbetskulturer i de nordiska och asiatiska länderna.
Mathias Björklund: Sköter företag i Norden och Asien sin rekrytering själva eller använder de sig av rekryteringsföretag då de vill anställa ny personal?
Sophia Boleckis: Trots att de flesta stora företag idag har en egen avdelning för personalfrågor brukar företagen anlita rekryteringsföretag, främst eftersom det oftast i längden blir billigare att använda sig av deras tjänster.
Rekrytering är arbetsdrygt och kräver mycket resurser. Till exempel räcker det i anspråk ganska länge att intervjua alla arbetssökande som kallats till en intervju. Genom att anlita ett rekryteringsföretag kan företaget använda sin personalavdelnings resurser till annat.
Trenden ligger också alltmer i att rekryteringsansvaret ges åt den förman vilken den nya arbetstagaren ska jobba för. Då gäller det för företaget att se till att denna förman har de rätta verktygen för att kunna göra en lyckad rekrytering. Då förmän på stora företag ofta har begränsad tid att själva sköta hela rekryteringsprocessen har användning av rekryteringsföretag ökat.
Mathias: Hur förhåller sig företag i Norden och Asien till öppna ansökningar?
Sophia: I regel är öppna ansökningar en mycket bra sak, både i Norden och i Asien. En öppen ansökan visar att den sökande är genuint intresserad av arbetsgivaren då han eller hon visar aktivitet även om det inte finns en ledig arbetsplats på företaget just då.
Många företag håller på att gå över till ett system där alla inkomna ansökningar samlas i en virtuell ”korg” dit företagets förmän kan gå och kolla då de tänker anställa någon. Denna korg med ansökningar är en av de verktyg med vilka stora företags personalavdelningar försöker hjälpa företagens förmän att snabbare göra goda rekryteringar.
I korgen ordnas de som skickat in en ansökan och meritförteckning (CV) enligt examen, expertis och så vidare. Genom att göra sökningar i korgen kan förmannen till exempel snabbt få fram alla som skickat in en ansökan och meritförteckning och som kan svenska, har studerat utomlands och har en examen i processteknik. På så sätt är det lätt för förmännen att snabbt hitta de intressantaste kandidaterna för en tjänst och kalla dem till intervju.
Det finns ingen gräns på hur länge en ansökan och/eller meritförteckning hålls i en sådan här korg, så det lönar sig alltid att skicka in en ansökan även om företaget inte för tillfället annonserar någon ledig position.
Undersökningar visar också att personer som skickat in en öppen ansökan och den vägen fått ett jobb oftast trivs mycket bättre på sitt jobb, är effektivare och jobbar längre på samma ställe än personer som blivit handplockade eller rekryterade. Därför satsar många företag idag på arbetssökande som skickat in en öppen ansökan.
Mathias: Hur vanlig är elektronisk ansökan idag?
Sophia: Elektronisk ansökan är mycket vanlig, speciellt i stora företag. Antingen skapar företagen egna elektroniska formulär eller så köper de tjänsten av ett rekryteringsföretag. Ganska få företag ber idag någon skicka in ansökningar i pappersformat.
Om företaget inte har en för deras behov skräddarsydd elektronisk ansökningsblankett vill företaget oftast att man skickar in sin ansökan och meritförteckning per e-post.
Mathias: Är psykologiska test vanliga?
Sophia: Vid de flesta stora företag är psykologiska test vanliga. Många företag rekommenderar att alla personer som rekryteras till företaget genomgår ett psykologiskt test. För många av de annonserade tjänsterna är testet ett krav.
Psykologiska test brukar genomföras även då en arbetstagare flyttar till en annan tjänst inom samma företag, främst dock när det är fråga om att tillträda en chefsposition.
Mathias: Finns det skillnader gällande intervjusituationen i de nordiska länderna och Asien?
Sophia: Intervjutillfällena är ganska lika oberoende om man ser på de nordiska länderna eller Asien. Givetvis finns det vissa skillnader men dessa kommer oftast från företagen, inte beroende på vilket land man befinner sig i.
Ofta blir man kallad till åtminstone två eller till och med tre intervjuer innan man blir anställd. Utvärdering i grupp är också vanligt då detta är ett bra sätt att se hur individer arbetar och fungerar i grupp.
Skillnader finns dock i vilka frågor man får ställa till dem man intervjuar. I Sverige är det till exempel fullt acceptabelt att ställa frågor om den intervjuades familj, vilket i Finland anses vara mer opassande.
I Sverige är det annars också vanligare att man ställer frågor som har med den intervjuades privatliv att göra. Frågor som är diskriminerande är givetvis strängt förbjudna.
Som ett allmänt råd kan jag säga att man vid intervjutillfället inte ska försöka vara någon som man inte är. Detta slår snabbt tillbaka ifall man blir anställd och arbetsgivaren märker att man inte är den som man porträtterade sig att vara.Dessutom är det tungt för en själv att ”skådespela”.
En vanlig fråga vid många intervjuer är vad för misstag man gjort i sina tidigare jobb och vad man lärt sig från dessa misstag, så detta lönar det sig att fundera på i förhand.
Mathias: Hurudan är en bra arbetsansökan och meritförteckning?
Sophia: Om man jämför de nordiska länderna och Kina kan man säga att det egentligen inte finns några stora skillnader i rekommendationerna över hur en meritförteckning och ansökan ska se ut.
Egentligen finns det överhuvudtaget inte några exakta regler för hur en bra meritförteckning eller ansökan ska se ut. Och bra så, eftersom detta skulle leda till att all personlighet skulle falla bort. Men oftast är en bra meritförteckning och ansökan originell men saklig och inte överdriven. Att meritförteckningen och ansökan är klart strukturerade är också viktigt.
Det är förargligt vanligt att meritförteckningar och ansökningar innehåller många skrivfel. Med detta ska man vara extra noggrann eftersom skrivfel genast ger en slarvig bild av den sökande.
För övrigt borde ansökan innehålla en god och klar beskrivning över varför just den sökande är den bästa kandidaten för jobbet. En personlig (men som sagt inte överdriven) ansökan är också alltid bra.
Mathias: Kommer du att tänka på några andra skillnader gällande rekryteringsprocessen i de nordiska länderna och Asien?
Sophia: I jämförelse med de nordiska länderna är det i Kina väldigt vanligt att man blir handplockad till ett jobb. Detta främst på grund av att om ett företag annonserar ut en tjänst får de ofta tusentals ansökningar, vilka det i praktiken är omöjligt att gå igenom. Sålunda är det lättare att handplocka en person till ett jobb, vilket gör att det lönar sig att skicka in öppna ansökningar.
Det är också vanligt att arbetstagare i Kina byter jobb med cirka sex månaders mellanrum. I Finland anses det ofta som något negativt om en arbetssökande byter jobb alltför ofta.
Mathias: Vilka anser du att är de största skillnaderna i arbetskulturen om man jämför de nordiska länderna med varandra? Hurudan är arbetskulturen i Kina?
Sophia: I Sverige förhåller man sig mera avslappnat till jobbet än i Finland. Det uppskattas att man diskuterar igenom saker högt. För en finländare kan det kännas som om man inte gör annat än diskuterar, men trots detta görs arbetet effektivt.
I Sverige är också säkerheten att behålla ett jobb stor. Man försöker in i det sista hitta på alternativa lösningar som till exempel omskolning, omplacering etc. I Finland är man mera ”hård”.
I Kina är det vanligt att man stannar på jobbet till sent på kvällen; arbetseffektiviteten brukar dock inte vara särskilt hög under de sena timmarna. Det är också vanligt att ingen går hem innan chefen. Att förlora ansiktet är inte heller acceptabelt i Kina; man grälar sålunda inte offentligt på arbetsplatsen.
Chefen åtnjuter stor respekt och ”hans ord är lag”. Man umgås också mycket med sina arbetskompisar och det är vanligt att man är tillsammans med dem också på fritiden. Andan att göra saker tillsammans för företaget är kanske starkare i Kina än i de nordiska länderna.
